印章登録是什麼? 分辨日本的印章種類與用途

在日本有些手續只需簽名或蓋印章擇一即可, 但有些重要的文件則規定必須用印。

平時習慣簽名或來自沒有習慣用印章國家的人或許會感到一絲不便, 然而在日本生活一定會遇到這樣的事, 不如一起先來了解如何在日本使用印章吧！

※「印鑑」和「はんこ」嚴格來說是不同的意思, 但現今大家都把兩者混在一起當作’’印章’’來使用, 基本上用哪個都沒問題。

印章的種類和用途

就算只是蓋個印章, 依用途就可分為三種不同種類的印章。 視狀況, 確認自己是需要哪種印章。

実印

在印章種類當中, 最為正式的就是實印了。因具有法律效力, 所以在使用上必需到市役所或區役所辦理印章登錄手續(詳情將於後續說明)。

使用用途是於買車或房子、加入保險、簽訂貸款契約、繼承遺產等等。主要是用在辦理官方正式程序的場合居多。可把它想成是正式/登記印章。

此章尺寸應為 8～25mm之間, 並必須使用與住民登錄一致的姓、名或全名。其中使用全名最為普遍。印章材質可用水牛角或鈦合金等具有耐久性的就OK。

這邊一點提醒, 即便你是使用姓氏做成的印章, 家人間還是無法共同使用。 因實印算是個人專用的印章, 請擁有自己的專用實印。

銀行印

銀行印顧名思義就是在辦理銀行手續時必要的印章。像是開戶時就要用到。

此外, 平常大部分的人都是使用ATM來領取生活所需費用。當如果要領取超過ATM上限的金額時,就必須到銀行窗口辦理。那時候, 銀行就會以此印來確認本人身份。

且記得向銀行申請戶頭轉帳或地址等訊息變更時, 也需要準備銀行印章。

認印

在使用實印和銀行印之外的場合所用的印章就稱為認印, 一般契約書、向市役所提出的申請表格或是履歷書上蓋章等常會用到。可把它想成是確認

在公司處理文書作業或領收宅配時雖也可以使用, 不過或許使用後續將介紹的連續章會更加方便。

這章儘管不像實印那麼正式, 但蓋章仍有表示「批准」或「已確認」 的意思, 故在蓋印之前也要好好確認內容才行。

シャチハタ (連續章 )

シャチハタ原本是指墨水滲透的意思, 目前廣泛被作為認印的一種來使用。 而最初開發這種連續印的公司名稱就叫做シャチハタ 。

使用印章時通常需要按壓印泥, 但連續章因已裝好墨水故不再需要印泥。加上攜帶方便, 作為日常使用是最合適不過。

但是, 在處理一些公文或重要文件手續時, 有時會被限制「不可使用連續章」。為什麼呢? 其實主要原因是由於連續章的表面通常都是橡膠做成的。

橡膠和塑膠印章會有變形和磨損的可能, 並且按個人的蓋章方式可能會有疊影, 因此它們不太能用於重要文件。 如在無法使用連續章的情況下, 可用認印替代。

可以用簽名取代蓋章嗎?

使用實印或銀行印在辦理手續時, 比較難以用簽名取代蓋章。

除非是使用認印的狀況, 就沒有那麼嚴格, 有些還是可以用簽名取代。像是領收宅配物, 最近的日本人也偏好用簽名的方式。

如有任何疑慮, 直接向資料的提出對象詢問最快囉!

印章登錄的手續

為了將你的印章作為實印使用, 必須到所在地的市役所或區役所進行印章的登錄手續。 印章登錄手續完成後, 會發給你一張印章登錄證明書（日文稱：印鑑証明書）。

以下為你介紹一般印章登錄手續的完整流程。

無論是本人辦理或請人代辦當天都需要攜帶「作為實印使用之登錄印章」, 但請注意, 依準備的身分證明文件手續多少會有些差異。

本人親臨窗口辦理

當到窗口辦理印章登錄時, 按照身分證明文件的種類和有無保證人之不同條件下, 會有不一樣的流程, 甚至會影響需要去窗口幾次。以下將說明各條件之對應流程。

持附照片之本人證明文件

若有駕照等附有照片的身分證明文件, 基本上當天就可完成手續的辦理。外國人的話, 還要記得多準備在留卡喔。

持無照片之本人證明文件

當下若只有健康保險證等沒有附照片之本人證明文件, 完成初步手續後, 回到家會收到政府機關寄來的 照会書（回答書）, 之後還要帶此文件再去一趟役所。

持無照片之本人證明文件 ※有保證人

如果有印章登錄完畢的家人作保證人, 那麼你就算沒有附有照片之本人證明文件也可於當日完成辦理,不用再多跑一趟役所。

委託代理人至窗口辦理

因某些原因無法親臨現場辦理的話, 也可以委託代理人幫忙處理。

依據各市區町村, 印章登錄的手續不盡相同。故可在辦理手續前先在各市區町村的官網上確認並依照規定辦理。

印章登錄手續完成後, 就會拿到一張如下圖所示的印鑑登錄證。 拿著此卡就可於窗口申請印鑑證明書。

印鑑證明書的發行方法

買房子或車子時需要的印鑑證明書(日文:印鑑証明書), 可以用印鑑登錄證去做申請發行。

如果是前往役所, 那裡有提供專門的申請表格, 填寫好交付給窗口人員即可。需注意的是, 如果沒有印鑑登録証就無法發行證明書。

如果你持有My number卡, 並完成利用者證明用電子證明書之登錄手續, 亦可在便利商店的複合式印表機發行印鑑証明書。

但上述的利用者証明用電子証明書是需要額外申請的。詳情可在所在地的政府機關官網上作確認。舉例如下方神奈川県相模原市的官方網站：

• Electronic issuance of certificates (Public Certification Service for Individuals service)| Sagamihara city

製作印章的店

要找可以製作印章的店, 可找像是 はんこ屋さん21等就是日本全國各地都有的連鎖店, 下面也介紹了一些提供英文服務的店家。

且如不想花時間去店面, 有些店家可以接受線上訂購, 讓你在家也可方便訂購。

• Kyoto AKINOYA HANKO (English)
• HANKO SHOP RAKUZENDO (English)
• japanese-name-stamp.com (English)
• Kanji Hanko (English)

結 論

目前在日本辦理一些重要的契約或手續時都需要蓋章, 且可能無法用簽名取代。

特別是打算在日本中長期居留的外國人可能更有機會遇到需要使用印章的場合, 事先準備好印章還是比較方便。

這次完整介紹了實印・銀行印・認印, 乍看之下雖有點複雜, 但其實每個印章都有不同的功用, 好好記下來必要時就能派上用場呢!