Nếu bạn là người du học hoặc làm việc ở Nhật và sắp trở về nước, bạn có thể tự hỏi những thủ tục nào cần phải hoàn thành trước khi rời khỏi đây.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích các thủ tục mà người nước ngoài nên thực hiện tại Nhật Bản trước khi trở về nước. Có rất nhiều điều bạn sẽ phải làm như hủy hợp đồng nhà, điện thoại di động, thông báo chuyển đi tới thành phố, vân vân. Vì vậy hãy lấy bài viết này làm tài liệu tham khảo nhé.
Các thủ tục hành chính ở địa phương
Trước hết, chúng tôi sẽ giải thích các thủ tục hành chính cần thực hiện trước khi trở về Nhật Bản.
Thông báo chuyển chỗ ở (転出届 Tenshutsu-todoke)
Nếu bạn là người nước ngoài sống ở Nhật Bản và muốn trở về nước hoặc ở nước ngoài trong một thời gian dài từ một năm trở lên, bạn phải gửi thông báo chuyển chỗ ở (転出届 Tenshutsu-todoke) tới tòa thị chính quận/thành phố. Thông báo này phải được gửi bất kể có xin giấy phép tái nhập cảnh (再入国許可 Sai nyūkoku Kyoka) hay không.
Với các bạn chỉ tạm thời rời Nhật Bản thì hãy chắc chắn là đã đăng ký giấy phép tái nhập cảnh Re-entry permit application (再入国許可書 sainyuukoku kyokasho) nếu không sẽ không quay lại Nhật Bản được.
Nếu bạn chưa gửi thông báo chuyển chỗ ở, có nghĩa là bạn vẫn có địa chỉ cư trú tại Nhật Bản và bạn sẽ không thể đăng ký xin hoàn lại tiền lương hưu (nenkin) sau này. Ngoài ra, xin lưu ý rằng có thể có trường hợp bạn phải trả phí bảo hiểm y tế quốc dân (国民健康保険 Kokumin kenkōhoken) kể cả sau khi đã trở về nước.
Bạn có thể gửi thông báo đến tòa thị chính/văn phòng thành phố(市役所・区役所) nơi bạn sống trong vòng 14 ngày trước ngày khởi hành. Người thông báo có thể là chính bạn, chủ hộ hoặc một người sống cùng căn hộ với bạn.
Để làm thủ tục này bạn chỉ cần mang theo giấy tờ xác minh danh tính như hộ chiếu, Thẻ cư trú (在留カード) hoặc bằng lái xe (運転免許証) là đủ.
Hoàn tất nộp thuế cư trú (住民税 Jūminzei)
Thuế thị dân là một loại thuế được trả cho chính quyền khu vực bạn sinh sống, sẽ được tính dựa theo thu nhập năm trước đó kể từ ngày 1 tháng 1 năm đó. Nếu bạn trở về nước trong năm, bạn sẽ vẫn phải trả khoản thuế này.
Nếu bạn rời khỏi Nhật mà không trả hết tiền thuế còn chưa thanh toán, bạn có thể bị buộc tội và làm xấu hồ sơ của bạn với cục quản lý xuất nhập cảnh, ảnh hưởng tới khả năng xin visa sau này nếu bạn muốn quay trở lại Nhật. Do đó, trước khi trở về nước hãy nhớ tham khảo ý kiến tại văn phòng thành phố và đóng hết số tiền thuế cư trú còn chưa thanh toán.
Tìm người nộp thuế hộ (納税管理人 Nōzei kanrinin)
Người nộp thuế hộ (納税管理人 Nōzei kanrinin) là một người sẽ nhận được thông báo thuế và thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến việc nộp thuế thay cho bạn.
Những người trở về nước mà chưa hoàn tất thanh toán các khoản thuế ở Nhật thì nên cân nhắc lựa chọn này.
Đặc biệt, nhiều người bị yêu cầu cần phải tìm người để đóng hộ thuế cư trú khi làm thủ tục chuyển ra nước ngoài ở tòa thị chính. Vì vậy, vui lòng kiểm tra với nhân viên quầy thủ tục thuế cư trú tại văn phòng thành phố trước khi trở về nước bạn.
Về thuế thu nhập, nếu bạn lo lắng liệu bạn có cần chọn người đóng thuế hộ hay không, bạn có thể tham khảo ý kiến sau đây.
納税管理人 có thể là một cá nhân có hiểu biết cơ bản về thanh toán thuế hoặc một công ty/đại lý dịch vụ chuyên phụ trách về vấn đề này.
Thủ tục ngừng tham gia bảo hiểm sức khỏe
Đối với những người tham gia bảo hiểm quốc dân, hãy đến Ủy ban nơi bạn sinh sống thực hiện thủ tục ngừng tham gia bảo hiểm và trả lại giấy chứng nhận bảo hiểm. Thêm nữa, những ai chưa đóng hết tiền bảo hiểm sẽ trả luôn tiền tại đó.
Đối với những ai tham gia bảo hiểm theo công ty thì không cần tự mình thực hiện, bên công ty sẽ giúp mình việc này.
Trả lại thẻ My Number hoặc Thẻ thông báo mã số cá nhân
Nếu bạn không có kế hoạch quay trở lại Nhật Bản sau khi trở về nước, bạn sẽ cần phải trả lại My Number (マイナンバーカード) và Thẻ thông báo my number (通知カード) cho Bộ phận đăng ký hộ tịch (戸籍課 Koseki-ka) tại văn phòng thành phố.
Nếu bạn có dự định quay lại Nhật trong tương lai, thay vì trả lại thẻ, Bộ phận đăng ký hộ tịch sẽ đóng dấu 「返納」vào thẻ My Number và trả lại cho bạn.
Bạn sẽ cần phải mang theo thẻ này để đăng ký cư trú một lần nữa khi quay trở lại Nhật. Mỗi người chỉ có một mã số cá nhân（個人番号) duy nhất, dùng cho mọi thủ tục hành chính liên quan đến quản lý thông tin cá nhân của bạn ở Nhật. Vì vậy, vui lòng giữ nó ở nơi an toàn ngay cả sau khi trở về Việt Nam.
Đăng ký thủ tục xin rút lương hưu (nenkin) một lần
Người nước ngoài không mang quốc tịch Nhật và đã tham gia đóng lương hưu trên 6 tháng thì sau khi về nước (kể từ ngày không ở trên đất nước Nhật) trong vòng 2 năm có thể tiến hành thủ tục rút lương hưu một lần. Khi tiến hành thủ tục này, bạn sẽ nhận lại được một phần khoản tiền lương hưu đã đóng tại Nhật
Tốt nhất là bạn nên nộp đơn sớm nhất có thể, khi mà bạn vẫn còn nắm được thông tin các giấy tờ liên quan. Tránh trường hợp để lâu, giấy tờ thất lạc và bạn cũng quên thì sẽ khá là phí phạm.
Hãy mang theo giấy tờ xác minh danh tính cùng con dấu tới quầy bộ phận bảo hiểm niên kim (国民年金・国民健康保険課) tại trụ sở văn phòng hành chính quận/ thành phố để làm thủ tục.
Trả lại Thẻ Cư Trú (在留カード)
Khi kết thúc thời gian du học/làm việc và rời Nhật Bản, bạn hãy trả lại thẻ lưu trú tại sân bay cho nhân viên quầy kiểm tra xuất nhập cảnh.
Các thủ tục liên quan đến nhà ở
Tiếp theo, chúng tôi sẽ giải thích các thủ tục liên quan đến việc rời khỏi nhà. Ngoài việc hủy bỏ hợp đồng thuê nhà, bạn sẽ phải thực hiện các thủ tục ngưng sử dụng khác nhau như điện, nước, gas và internet.
Hủy hợp đồng thuê nhà
Khi chuyển nhà hoặc khi về nước, tùy theo điều kiện trong hợp đồng mà bạn phải báo trước cho chủ nhà hoặc trung tâm môi giới trước 1 đến 2 tháng. Nếu không báo trước mà chuyển đi hoặc chuyển đi ngay sau khi thông báo thì có thể tiền thuê nhà sẽ được trừ đi từ khoản tiền đặt cọc hoặc bị truy thu tới Việt Nam từ công ty bảo lãnh hợp đồng.
Trước ngày chuyển đi bạn sẽ cần gặp gỡ với chủ nhà hoặc nơi môi giới để xác định tình trạng nhà như có bị bẩn hoặc hư hỏng gì hay không. Khi bạn rời đi, hãy dọn dẹp sạch sẽ như lúc bạn vào ở. Những rác lớn như đồ nội thất, đồ chăn mền là rác loại lớn. Bạn hãy xác nhận với trung tâm hành chính thành phố (quận) nơi bạn sinh sống và xử lý chúng (có thể sẽ phải đóng phí xử lý).
Hủy hợp đồng sử dụng các dịch vụ tiện ích (điện, nước, gas)
Hãy thực hiện thủ tục kết thúc hợp đồng dịch vụ tiện ích như điện, nước, ga mà bạn đã ký và trả số tiền còn lại tính tới ngày kết thúc hợp đồng.
Bạn có thể sử dụng Internet truy cập vào trang chủ hoặc gọi điện tới tổng đài để đăng kí ngừng sử dụng các dịch vụ tiện ích bao gồm điện, nước, gas hoàn toàn miễn phí.
(Lưu ý: là tổng đài thường chỉ có tiếng Nhật）
Bạn có thể dễ dàng tìm thấy thông tin liên lạc với tổng đài như trang web, số điện thoại được in trên hóa đơn thông báo chi phí sử dụng hàng tháng hoặc bản sao của hợp đồng dịch vụ mà bạn nhận được khi đăng ký.
Khi làm thủ tục bạn chuẩn bị sẵn thông tin địa chỉ, số điện thoại, mã số khách hàng có trên hóa đơn hoặc giấy yêu cầu thanh toán thì việc làm thủ tục sẽ nhanh chóng, thuận tiện hơn.
Hủy hợp đồng sử dụng mạng, điện thoại
Với những người sử dụng dịch vụ Internet tại nhà và điện thoại di động theo hợp đồng thì cần tiến hành thủ tục này. Bạn có thể tới trực tiếp cửa hàng của nhà cung cấp mạng internet và dịch vụ di động để đăng ký hủy hợp đồng (解約 kaiyaku). Trường hợp bạn sử dụng dịch vụ chỉ có cửa hàng trực tuyến, hãy gọi điện lên tổng đài hoặc liên hệ qua trang chủ dịch vụ để được hướng dẫn các thủ tục cần thiết.
Khi hủy hợp đồng (解約 kaiyaku) thì chúng ta cũng đừng quên trả phí sử dụng cũng như phí hủy hợp đồng nếu có nhé.
Thu hồi rác cỡ lớn
Tivi, tủ lạnh, máy giặt,..không thuộc loại rác cỡ lớn và được thu hồi bằng cách tái chế được.
Đối với loại rác cỡ lớn như chăn ga, bàn ghế,… chúng ta cần đăng kí qua Internet hoặc gọi điện thông báo trước và xác nhận loại rác muốn vứt với trung tâm xử lý chuyên trách. Khi đăng kí xong, bạn cần mua tấm giấy dán thu nhận rác tại Conbini hoặc bưu điện rồi dán vào đồ mình muốn vứt và mang đến đúng ngày đăng kí, đúng nơi đã được chỉ định.
Tùy vào từng khu vực bạn sinh sống, vật có thể hủy bỏ, tiền cần trả khi hủy bỏ, thủ tục ,.. sẽ hơi khác nhau 1 chút, bạn nên tìm hiểu cách hủy bỏ rác cỡ lớn bằng cách truy cập vào trang chủ thông tin của thành phố/quận nơi mình sống nhé.
Thủ tục tài khoản ngân hàng・dịch vụ bưu chính
Cuối cùng, chúng tôi sẽ giải thích về các thủ tục liên quan đến ngân hàng và dịch vụ bưu chính.
Hủy tài khoản ngân hàng
Nếu bạn có tài khoản ngân hàng Nhật Bản, bạn nên hủy tài khoản ngân hàng của mình. Không phải khi số dư tài khoản của bạn là 0円 thì coi như bạn đã hoàn tất thủ tục ngân hàng.
Trước khi về nước, bạn cần đến ngân hàng để tiến hành thủ tục cần thiết. Khi đi, bạn cần mang theo: Sổ ngân hàng, thẻ rút tiền mặt, thẻ cư trú, con dấu ngân hàng.
Trong trường hợp bạn thường trả tiền điện thoại, điện, nước, ga, thẻ tín dụng, bằng tài khoản ngân hàng thì cần lưu ý không hủy tài khoản trước khi thanh toán xong tất cả các khoản này. Nếu không những khoản tiền đó sẽ không được thanh toán và khả năng cao là bạn sẽ bị liệt vào danh sách đen của hệ thống tài chính, tín dụng. Ảnh hưởng nhiều tới visa sau này nếu bạn có dự định quay trở lại Nhật.
Thay đổi địa chỉ đăng ký với bưu điện
Các tài liệu quảng cáo, thư từ dịch vụ vẫn có thể được gửi đến địa chỉ cũ của bạn ngay cả sau khi bạn chuyển đi. Vì thế, xin vui lòng đăng ký hủy địa chỉ/chuyển địa chỉ với bưu điện gần nhất nơi bạn sống để tránh làm phiền những cư dân tiếp theo.
Thật không may là bạn không thể đăng ký chuyển tiếp bưu phẩm ra nước ngoài, vì vậy nếu bạn vẫn cần nhận các tài liệu, thư từ quan trọng sau khi bạn rời khỏi Nhật, hãy đăng ký chuyển tiếp bưu phẩm tới địa chỉ nhà của một người bạn hoặc người quen mà bạn có thể tin tưởng.
Tổng kết
Trên đây, chúng tôi đã liệt kê những thủ tục cần thiết mà bạn phải làm trước khi rời khỏi Nhật. Trong đó có những thủ tục rất mất thời gian, vì vậy bạn hãy cố gắng thu xếp làm sớm nhé, để có thể trở về Việt Nam mà không còn gánh nặng hay lo âu!
