[Mới] Hệ thống mã số cá nhân và Thủ tục cấp thẻ My Number 2020

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích về hệ thống My Number – mã số cá nhân dành cho người sinh sống ở Nhật Bản.

Bạn có thể từng nghe hoặc biết rằng bất kỳ ai sinh sống ở Nhật trong trung và dài hạn đều bắt buộc phải có My Number. Do đó, bài viết này sẽ giải thích lý do tại sao bạn cần nó cũng như hướng dẫn cách đăng ký làm thẻ My Number.

Tổng quan về hệ thống My Number

My Number – mã số cá nhân (マイナンバー Mainanbā)

My Number là mã số gắn với từng cá nhân đang sinh sống tại Nhật Bản, không phân biệt quốc tịch. Mỗi người đang sống tại Nhật (có đăng kí lưu trú) sẽ có mã số gồm 12 chữ số khác nhau và không trùng lặp.

Theo nguyên tắc chung, một khi bạn nhận được My Number, mã số này sẽ không thay đổi trong suốt cuộc đời của bạn. Cho dù bạn tạm thời rời khỏi Nhật Bản nhưng khi quay lại yêu cầu cấp giấy thường chú thì vẫn sử dụng Mã số cá nhân cũ. Mã số này không được tự do thay đổi. Vì vậy, hãy cẩn thận để không rò rỉ số này cho bất cứ ai.

Việc tiết lộ Mã số Cá nhân, hoặc nghe hỏi và ghi chép Mã số Cá nhân của người khác đều bị nghiêm cấm. Ngoại trừ trường hợp pháp luật có quy định. Nếu bị hỏi Mã số Cá nhân, bạn cần phải chú ý, xác nhận mục đích sử dụng và đối tượng để phòng ngừa bị lạm dụng.

※Dưới đây là một số trường hợp cần phải xuất trình Mã số Cá nhân :
①Khi làm thủ tục thuế tại nơi làm việc
②Khi làm thủ tục tại cơ quan hành chính (tòa thị chính, phòng thuế)
③Khi làm thủ tục chuyển tiền ra nước ngoài tại ngân hàng vv.

Thẻ My Number (マイナンバーカード Mainanbākādo)

Thẻ My Number tên tiếng Nhật là マイナンバーカード hay 個人カード là thẻ quản lý các thông tin cá nhân nằm trong hệ thống My Number do văn phòng nội các của Chính Phủ quản lý. Trên thẻ này bao gồm ảnh khuôn mặt, tên, địa chỉ, ngày sinh, giới tính, mã số cá nhân (my number – 個人番号) nên nó có thể được sử dụng như CMND để xác minh danh tính.

Điều đặc biệt là thẻ My Number có chứa chip điện tử IC nên người dùng có thể làm các thủ tục hành chính, hay sử dụng chữ ký điện tử qua internet mà không phải mất công đi đến 市役所 shiyakusho (văn phòng chính quyền địa phương).

Thời gian thẻ có giá trị được tính từ lúc phát hành thẻ cho tới lần sinh nhật thứ 10 đối với chủ thẻ là người trưởng thành và lần sinh nhật thứ 5 đối với chủ thẻ dưới 20 tuổi.

Đối với người nước ngoài sinh sống tại Nhật thì hạn sử dụng sẽ tùy thuộc vào loại visa hiện tại của người đó.

★LƯU Ý: Thẻ Mã số Cá nhân có hạn sử dụng nên khi sắp hết hạn bạn cần phải gia hạn tại tòa thị chính, nếu không thẻ sẽ vô hiệu hóa.

Thẻ thông báo (通知カード Tsūchi kādo)

Thẻ thông báo (通知カード Tsūchi kādo) cho bạn biết mã số cá nhân của bạn. Bạn có thể trình thẻ thông báo này khi được yêu cầu cung cấp mã số cá nhân với các thủ tục hành chính, ngân hàng,…

Tuy nhiên, thẻ thông báo đã bị bãi bỏ vào ngày 25 tháng 5 năm 2020 và bây giờ nó được thay thế bằng một tài liệu gọi là giấy thông báo mã số cá nhân (個人番号通知書 Kojin bangō tsūchi-sho). Nếu bạn đăng ký mới từ ngày 25/05/2020 trở đi, bạn sẽ nhận được tờ thông báo này khi đăng ký thành công Thẻ My Number cùng với mẫu đơn đăng ký cấp Thẻ Mã số Cá nhân (個人番号カード交付申請書).

Đọc đến đây bạn có thể nghĩ, “Tại sao bạn cần phải biết Mã số cá nhân ngay từ đầu?”

My Number được sử dụng để xác nhận rằng mỗi thông tin trong các lĩnh vực an ninh xã hội, thuế và các biện pháp đối phó với thảm họa, v.v thuộc về duy nhất một người .

Cho đến nay, nhiều số khác nhau như mã thẻ cư trú, số lương hưu cơ bản và thậm chí số thẻ bảo hiểm bảo hiểm y tế đã được sử dụng để xác nhận thông tin cá nhân trong các thủ tục hành chính. Tuy nhiên nó cực kỳ tốn thời gian và phức tạp với nhiều con số.

My Number đã được ra đời để giảm gánh nặng này. Nếu chính phủ có thể quản lý tập trung từng thông tin theo mã số cá nhân, điều đó có nghĩa là họ có thể xác định một cá nhân một cách nhanh chóng và chính xác với tất tần tật các thông tin cơ bản quan trọng về người đó.

Thủ tục cấp thẻ My Number

Tiếp theo, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về thủ tục cấp Thẻ My Number.

Sau khi nhập cảnh vào Nhật, nếu bạn chỉ có thẻ cư trú (在留カード Zairyū kādo) thì bạn sẽ chưa có My Number. Khi thực hiện thủ tục chuyển đến nơi ở tại Nhật, bạn sẽ cần đăng kí địa chỉ cư trú. Sau khi đăng ký địa chỉ thường chú hoàn tất, bưu phẩm như sau sẽ được gửi đến địa chỉ của bạn sau vài tuần.

Bưu phẩm được gửi đảm bảo nên nếu bạn đi vắng nhân viên bưu điện sẽ để lại tờ giấy thông báo có bưu phẩm vào trong hòm thư. Nếu có giấy thông báo của bưu điện, bạn vui lòng liên lạc hoặc đến trực tiếp bưu điện để nhận bưu phẩm. Trường hợp bưu phẩm mãi chưa được gửi đến hoặc vẫn chưa nhận được giấy thông báo, bạn hãy đến trực tiếp hoặc liên lạc cho tòa thị chính đã đăng ký địa chỉ thường chú.

Trong bưu phẩm có giấy thông báo mã số cá nhân (個人番号通知書 Kojin bangō tsūchi-sho) và mẫu đơn đăng ký cấp Thẻ Mã số Cá nhân (個人番号カード交付申請書).

Bạn có thể nộp đơn đăng ký trực tiếp tại văn phòng hành chính quận/thành phố nơi bạn sống hoặc:

Đăng ký trực tuyến qua smartphone hoặc máy tính có kết nối internet là cách nhanh nhất và tiện lợi nhất.

Nó thường mất khoảng 3-4 tuần để nhận thẻ nếu đăng ký trực tiếp thông thường tại quầy hoặc gửi bưu điện. Nhưng nếu bạn đăng ký trực tuyến, bạn có thể rút ngắn thủ tục và nhận thẻ trong vài ngày.

★LƯU Ý:

• Bạn không thể sử dụng giấy đăng ký Mã số Cá nhân này nếu địa chỉ, họ tên, thời gian lưu chú in trên giấy đăng ký có thay đổi hoặc thời gian lưu chú hết hạn vv…
• Trường hợp thời gian lưu chú sắp hết hạn (còn khoảng một tháng) thì bạn hãy đến cục quản lý nhập cảnh để gia hạn lưu chú. Sau khi xong bạn vui lòng đến tòa thị chính để lấy mẫu giấy đăng ký Mã số Cá nhân mới.

Đăng ký qua Smartphone

Quy trình đăng ký trên điện thoại thông minh như sau.

Đối với mẫu đơn đăng ký xin cấp My Number, chúng tôi sẽ giải thích sau trong phần “Đăng ký qua bưu điện”.

Khi bạn hoàn thành đăng ký, bạn sẽ nhận được một email xác nhận được gửi tới địa chỉ email bạn đã đăng ký.

Đăng ký bằng máy tính PC

Đối với máy tính, quy trình chung giống như khi sử dụng điện thoại thông minh. Sự khác biệt duy nhất là bạn cần chụp sẵn ảnh khuôn mặt trước bằng điện thoại thông minh hoặc máy ảnh kỹ thuật số.

Đăng ký qua máy chụp ảnh thẻ tự động

Bạn có thể đăng ký thẻ My Number ngay cả từ máy chụp ảnh ID tự động mà bạn thường thấy quanh ga tàu hoặc các khu vực mua sắm trong thành phố. Quy trình như sau:

Không phải tất cả các máy chụp ảnh ID tự động đều có thể đăng ký cho My Number. Nó được giới hạn ở các bốt chụp tự động của các công ty sau:

Đăng ký qua bưu điện

Bạn cũng có thể nộp đơn qua thư bằng cách sử dụng “Mẫu đơn xin cấp thẻ số cá nhân 個人番号カード交付申請書” được gửi đến địa chỉ trên thẻ cư trú của bạn khi đăng ký địa chỉ cư trú tại văn phòng hành chính quận/thành phố.

Nếu bạn làm mất bộ đơn, bạn có thể tự tải mẫu đơn về tại đây và in ra rồi điền đầy đủ thông tin kèm ảnh chụp chân dung kích cỡ 4.5 x 3.5 mới chụp trong vòng 3 tháng trở lại đây. Ảnh chụp chính diện, nền trắng và mặt sau của ảnh ghi rõ họ tên-ngày tháng năm sinh.

Sau khi điền đầy đủ thông tin bạn tập hợp đủ bộ đơn đăng ký, ảnh thẻ và bản sao thẻ cư trú cho vào phong bì, gửi tới văn phòng tiếp nhận My Number của quận/thành phố nơi bạn sinh sống. Địa chỉ cụ thể bạn vui lòng tự xác nhận qua website chính thức của khu vực.

Quy trình thủ tục như sau:

Về “Mẫu đơn xin cấp thẻ số cá nhân 個人番号カード交付申請書”, bạn sẽ cần điền các thông tin sau.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về My Number, bạn có thể kiểm tra các chi tiết tại trang web của Văn phòng Nội các bên dưới.

Từ mục “basic information” (thông tin cơ bản) của hệ thống My Number, bạn có thể xem giải thích về Thẻ My Number và Cổng thông tin マイナポータル, các câu hỏi thường gặp và câu trả lời của họ.

• Social Security and Tax Number System : マイナンバー（社会保障・税番号制度） – 内閣府 (English)
• Thông báo về hệ thống Mã số Cá nhân đối với người nước ngoài (tiếng Việt)

Tổng kết

Trong bài viết này, chúng tôi đã giải thích về hệ thống mã số cá nhân ở Nhật Bản và cách đăng ký Thẻ My Number.

Nếu bạn ở lại Nhật Bản để làm việc hoặc học tập, bạn sẽ thường được yêu cầu “xuất trình My Number”. Bên cạnh đó, Thẻ My Number cũng có thể được sử dụng làm thẻ ID (tương tự như thẻ CMND) thay cho Thẻ Cư Trú nên rất tiện lợi.

Có nhiều cách để đăng ký nó, vì vậy hãy áp dụng theo cách phù hợp nhất với bạn.