Các thủ tục cần thiết khi chuyển nhà tại Nhật

Có rất nhiều lí do để bạn quyết định chuyển nơi ở của mình như: chuyển trường, chuyển công ty, hết hợp đồng nhà hay đơn giản chỉ là muốn thay đổi môi trường sống.

Một vài bạn chuyển nhà lần đầu tiên, hẳn sẽ đắn đo với hàng chục câu hỏi liên quan tới thủ tục khi chuyển nhà cũng như về việc vận chuyển đồ đạc sao cho hợp lý.

Vì thế, trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu tới bạn cách người nước ngoài sống ở Nhật Bản thường làm khi chuyển nhà và những thủ tục cần thiết.

Table of Contents

Các cách chuyển nhà ở Nhật
1. Sử dụng dịch vụ của công ty chuyển nhà
  1. Các công ty chuyển nhà có hỗ trợ tiếng Anh
Thủ tục khi chuyển nhà
Tổng kết

Các cách chuyển nhà ở Nhật

Có ba cách chuyển nhà chính ở Nhật Bản.

Sử dụng dịch vụ của công ty chuyển nhà
Nhờ bạn bè hoặc người quen giúp đỡ
Tự chuyển nhà (hoặc cùng với gia đình)

Trong phần này, chúng tôi muốn giới thiệu tới bạn đọc quy trình chuyển nhà qua dịch vụ khi sử dụng một công ty chuyển nhà. Đây là phương pháp chuyển nhà phổ biến nhất.

Dù cho bạn nhờ bạn bè hoặc người quen giúp đỡ bạn, hay bạn tự làm điều đó (hoặc với gia đình), quy trình chuyển nhà cũng không có nhiều khác biệt.

Sử dụng dịch vụ của công ty chuyển nhà

Khi đặt dịch vụ tại một công ty chuyển nhà, nếu bạn có thể nói tiếng Nhật, bạn nên sử dụng dịch vụ có báo giá toàn diện trên Internet trước.

Ngay cả trong cùng điều kiện, phí dịch vụ sẽ khác nhau tùy thuộc vào công ty mà bạn lựa chọn. Tuy nhiên, nếu bạn yêu cầu báo giá từng cái một, sẽ khá mất thời gian và công sức. Vì vậy, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng dịch vụ báo giá toàn diện để dễ dàng so sánh giá của nhiều nhà cung cấp.

Ví dụ một vài nhà cung cấp dịch vụ chuyển nhà tiếng Nhật uy tín:

Đối với các website này, sau khi bạn nhập thông tin được yêu cầu, họ sẽ cung cấp cho bạn giá niêm yết đối với từng loại hình dịch vụ.

Nếu bạn quan tâm đến công ty nào, bạn có thể tìm hiểu thông tin chi tiết hơn bằng cách liên hệ trực tiếp với họ qua email hoặc điện thoại. Tùy thuộc vào công ty, bạn có thể nhận được báo giá trên Internet, hoặc họ sẽ trực tiếp đến nhà bạn để kiểm tra số lượng hành lý và đưa ra ước tính chi tiết.

Nếu bạn yêu cầu báo giá, gần như tất cả các nhà cung cấp dịch vụ đều sẽ làm điều đó miễn phí. Vì vậy, hãy chọn một công ty chuyển nhà phù hợp với bạn.

Các công ty chuyển nhà có hỗ trợ tiếng Anh

Tuy nhiên, không phải ai tới Nhật cũng có khả năng tự tin giap tiếp bằng tiếng Nhật. Nếu bạn là một người như vậy, hãy tham khảo ý kiến của bạn bè, hoặc nhờ người giỏi tiếng Nhật giúp đỡ bạn.

Còn với các bạn chủ yếu giao tiếp bằng tiếng Anh, hãy thử liên hệ với các công ty cung cấp dịch vụ chuyển nhà qua những liên kết dưới đây nhé.

Thủ tục khi chuyển nhà

Tiếp theo đây, chúng tôi sẽ giới thiệu các thủ tục cần thiết khi bạn chuyển nhà.

BƯỚC 1: Trước khi chuyển nhà

Xác định địa điểm và thời gian cần chuyển

Bước đầu tiên, bạn cần quyết định nơi ở mới của mình và thời điểm di chuyển.

Tại Nhật Bản, khoảng thời gian từ tháng 3 đến tháng 4 được coi là “mùa chuyển nhà” tại Nhật. Đây là khoảng thời gian mọi người chuẩn bị cho việc nhập công ty, nhập học. Vì vậy, nếu bạn di chuyển trong thời gian này, phí dịch vụ sẽ cao hơn. Ngoài ra, trong những năm gần đây, do thiếu nhân công, các nhà cung cấp dịch vụ thường khá bận rộn và có thể không đáp ứng được đúng thời gian chuyển nhà mà bạn yêu cầu.

Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên tránh mùa này hoặc bắt đầu chuẩn bị sớm hơn trước đó 1~2 tháng.

Vui lòng tham khảo bài viết này cho quá trình tìm kiếm một ngôi nhà/căn phòng cho thuê dài hạn.

Lựa chọn công ty chuyển nhà

Một khi bạn đã quyết định được khi nào và nơi nào bạn muốn chuyển tới, hãy chọn một công ty chuyển nhà để “thồ” đồ đạc và hành lý cho bạn.

Vui lòng xem lại phần trên Sử dụng dịch vụ của công ty chuyển nhà và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất với túi tiền và điều kiện của bạn.

Thông báo ngừng hợp đồng với quản lý căn hộ

Nếu bạn quyết định chuyển đi, hãy nói với công ty quản lý căn hộ hoặc chủ nhà của bạn về việc bạn muốn chuyển ra và không có ý định gia hạn hợp đồng.

Đối với hầu hết các hợp đồng cho thuê nhà của Nhật Bản, bạn cần thông báo trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày kết thúc hợp đồng trong giấy tờ với công ty quản lý căn hộ hoặc chủ nhà.

Thường thì trước thời điểm hết hợp đồng 45 ngày cho tới 60 ngày, công ty quản lý căn hộ/công ty bảo hiểm căn hộ hoặc chủ nhà sẽ gửi thông báo tới bạn về việc gia hạn hợp đồng, hoặc ngừng hợp đồng. Hãy kiểm tra kỹ thông tin được gửi trong hồ sơ và liên lạc với người phụ trách về quyết định chuyển nhà của bạn để được hướng dẫn kỹ hơn.

Có những trường hợp tự động gia hạn hợp đồng mà không thông báo tới người đi thuê. Trường hợp này bạn phải tự nắm rõ thời gian thuê nhà của mình qua thông tin được ký kết trên bản hợp đồng (khi thủ tục thuê nhà hoàn tất), sau đó liên hệ với công ty bất động sản quản lý căn hộ/chủ nhà để tránh gặp phải phiền phức hoặc những tốn kém không đáng có.

BƯỚC 2: Chuẩn bị trước khi chuyển nhà

Xác nhận lịch trình chuyển nhà

Sau khi trao đổi ý kiến với công ty chuyển nhà đã chọn và quyết định ngày chuyển, hãy sắp xếp thời gian để chuẩn bị đóng gói hành lý, xử lý rác thải và các thủ tục giấy tờ cần thiết liên quan tới việc thay đổi địa chỉ nhé.

Đóng gói hành lý

Nếu bạn có các vật dụng mà bạn sẽ không sử dụng trước khi chuyển đi, hãy đóng gói chúng càng sớm càng tốt để tiết kiệm thời gian, không bị cuống cuồng vào sát thời điểm. Các vật dụng, đồ đạc bạn sử dụng hàng ngày thường sẽ được đóng gói vào ngày hôm trước hoặc trong ngày chuyển nhà.

Khác với các bạn ở sharehouse/nhà chúng/ký túc xá, thì với những bạn thuê ngoài, ở riêng, sau 1~2 năm thường sẽ có rất nhiều hành lý và đồ đạc cần được đóng gói. Nếu bạn không chọn plan chuyển nhà kèm đóng gói hành lý từ dịch vụ đã lựa chọn để tiết kiệm chi phí, hãy tới các combini, siêu thị gần nhà để xin những thùng các-tông (Dan bōru 段ボール) đã qua sử dụng để tự thu dọn hành lý của mình nhé. Thường thì các siêu thị sẽ có khu vực riêng dành cho những ai có nhu cầu sử dụng thùng các-tông đem về gọi là: 段ボールコーナー (Dan bōrukōnā), và hầu hết đều miễn phí nên đừng ngại hỏi nhân viên cửa hàng nếu bạn cần nhé.

Xử lý rác quá khổ và những đồ không cần thiết

Trong quá trình sắp xếp, đóng gói hành lý của mình, bạn sẽ tìm thấy khá nhiều thứ không cần thiết. Rác ở Nhật thì bị giới hạn chủng loại và ngày đổ nhất định, nên bạn nên sắp xếp sao cho bạn có thể hoàn thành vứt bỏ chúng trước khi bàn giao lại nơi ở.

Đặc biệt, với loại rác quá khổ, họ thường yêu cầu bạn phải liên hệ với công ty hoặc bộ phận quản lý rác thải ở khu vực và đặt trước ngày thu gom. Do đó hãy kiểm tra thông tin càng sớm càng tốt và mua phiếu vứt rác dành cho rác quá khổ ở combini gần nhà. Các bạn chưa rõ cách phân loại rác, hãy tìm hiểu kỹ hơn thông tin qua bài viết này nhé.

Thực hiện thủ tục chuyển trường mẫu giáo (nếu có trẻ nhỏ)

Nếu bạn có con nhỏ, đừng quên chuẩn bị thủ tục chuyển trường mẫu giáo hoặc địa điểm trông trẻ đang sử dụng nhé. Hãy liên lạc với nơi con bạn đang theo học, và họ sẽ cho bạn biết những thủ tục cần thiết.

BƯỚC 3: Các thủ tục phải được thực hiện trong ngày trước khi di chuyển

Thủ tục chuyển ra tại văn phòng thành phố

Nếu bạn chuyển nhà đến một thành phố khác, hãy đến văn phòng hành chính của thành phố/quận hiện tại để làm thủ tục thông báo chuyển đi (Tenshutsu-todoke 転出届). Địa phương cho phép bạn có thể đăng ký và hoàn thành thủ tục trong vòng 14 ngày trước khi chuyển đi, vì vậy hãy điều chỉnh lịch trình của bạn sao cho phù hợp. Các bạn chưa rõ cách thực hiện thủ tục, hãy tìm hiểu kỹ hơn thông tin qua bài viết này nhé.

Nếu bạn chỉ chuyển tới một căn hộ khác trong cùng một thành phố, bạn chỉ cần phải thay đổi địa chỉ đã đăng ký sau khi hoàn tất công việc chuyển tới nơi ở mới. Ở trường hợp này, bạn cũng có thể hoàn thành thủ tục Tenshutsu-todoke (転出届) tại văn phòng thành phố trong vòng 14 ngày sau khi hoàn tất công việc chuyển nhà.

Thủ tục chuyển địa chỉ cho dịch vụ điện, khí đốt và nước

Đối với các dịch vụ tiện ích cho căn hộ: điện, khí đốt (gas) và nước, bạn cần liên hệ với từng công ty để thực hiện các thủ tục thay đổi địa chỉ.

Dưới đây là các trang thông tin liên quan đến quy trình đăng ký thay đổi địa chỉ của Tokyo Electric Power, Tokyo Gas và Tokyo Metropolitan Waterworks.

Thông báo thay đổi địa chỉ với bưu điện

Bưu điện Nhật Bản cung cấp dịch vụ, mà ở đó họ sẽ chuyển tiếp các thư từ/tài liệu được gửi đến địa chỉ cũ đến địa chỉ mới của bạn trong vòng một năm sau khi bạn chuyển đi.

Bạn cũng có thể nhận được các mặt hàng bưu chính mà bạn quên chưa thông báo thay đổi địa chỉ khi chuyển nhà, vì vậy hãy chắc chắn đăng ký dịch vụ này để không bỏ lỡ những giấy tờ, bưu phẩm quan trọng nhé. Bạn có thể đăng ký online qua liên kết sau:

e転居 – 郵便局 (tiếng Nhật)

Thủ tục thay đổi địa chỉ cho đường truyền Internet

Nếu bạn có một hợp đồng mạng internet với địa chỉ hiện tại của bạn, bạn sẽ cần phải thay đổi thông tin hợp đồng cho nó.

Trong nhiều trường hợp, bạn cũng có thể làm thủ tục trên Internet. Vì vậy, hãy liên lạc và xác với nhà cung cấp mạng mà bạn đang sử dụng.

Thủ tục thay đổi địa chỉ cho các dịch vụ khác

Nếu có bất kỳ dịch vụ nào khác mà bạn đang sử dụng, đừng quên thay đổi địa chỉ cho chúng, nhất là các dịch vụ mua sắm trực tuyến như Rakuten, Amazon hay Yahoo!Shopping…

Có nhiều trường hợp địa chỉ giao hàng của Amazon giống với địa chỉ cũ trước khi chuyển nhà và người dùng thực hiện đặt hàng mà không nhận ra. Do đó hãy lên danh sách các dịch vụ bạn hiện đang sử dụng và thực hiện thay đổi địa chỉ cho tài khoản mà bạn đã đăng ký càng sớm càng tốt.

Thông báo về việc chuyển nhà đến công ty/trường học của bạn

Nếu bạn làm việc cho một công ty, hay theo học ở một cơ sở giáo dục và có việc làm thêm (arubaito アルバイト), hãy báo cáo việc bạn chuyển nhà đến người/bộ phận phục trách. Địa chỉ mới của bạn có thể thay đổi trợ cấp đi lại của bạn (với người đi làm).

Thay đổi địa chỉ đăng ký cho thẻ bảo hiểm, ngân hàng, điện thoại di động và thẻ tín dụng

Hãy thông báo cho các ngân hàng, tổ chức tín dụng về việc thay đổi địa chỉ của bạn.

Bạn vẫn có thể sử dụng dịch vụ bình thường mà không cần thay đổi địa chỉ của bạn. Tuy nhiên, trong trường hợp đó, nếu có một tài liệu quan trọng gửi tới bạn, nó có thể bị thất lạc hoặc lộ thông tin nếu bị gửi về địa chỉ mà bạn không còn sống ở đó nữa.

Vì vậy hãy nhớ thực hiện các thủ tục cần thiết để tránh gặp phải rắc rối sau này nhé.

BƯỚC 4: Những việc cần làm trong ngày di chuyển

Hoàn thành đóng gói đồ đạc

Đóng gói nốt những đồ đạc/vật dụng để sử dụng hàng ngày vào trước hoặc ngay trong ngày chuyển nhà.

Đối với các vật phẩm mà bạn sẽ sử dụng ngay sau khi chuyển qua nhà mới, chẳng hạn như máy sấy tóc, bát đĩa, khăn mặt,…hãy viết tên nội dung lên hộp bìa đựng chúng để dễ tìm lại.

Xác nhận lần cuối với Công ty chuyển nhà

Hãy cho công ty chuyển nhà biết nếu bạn muốn hỏi điều gì đó. Ngoài ra, nếu có lịch trình hoặc một hướng dẫn cụ thể từ nhà cung cấp, hãy cố gắng nắm chắc nội dung làm theo nó.

Phạm vi hỗ trợ sẽ khác nhau tùy thuộc vào gói dịch vụ bạn lựa chọn, nhưng đa phần nhân viên chuyển nhà sẽ vận chuyển hành lý của bạn ra ngoài. Ngoài ra, không có văn hóa tip ở Nhật Bản, nhưng họ sẽ đánh giá cao nếu bạn tặng cho họ một số đồ uống thay cho lời cảm ơn.

Dọn dẹp căn nhà hiện tại

Nếu căn phòng bạn dọn ra vẫn còn bẩn và bừa bộn, bạn sẽ tốn thêm tiền để trả cho bên quản lý dọn dẹp. Do đó, hãy làm sạch nó thật tốt trước khi bàn giao lại nhà và chìa khóa để giảm thiểu chi phí bạn sẽ phải bỏ thêm ra ngoài tiền nhập nhà mới.

Có những nơi đồng ý xem xét trả lại cho bạn một phần tiền đặt cọc vì bạn đã giữ gìn nơi ở sạch sẽ, giống với trạng thái căn hộ khi bạn mới chuyển vào. Một phần số tiền bạn bỏ ra ban đầu có thể được trả lại, vậy tại sao không thử nhỉ?

Xác nhận tình trạng nơi ở cũ với công ty quản lý và bàn giao chìa khóa

Vào ngày kết thục hợp đồng, bạn sẽ cần bàn giao lại nhà với chìa khóa căn cho cho nhân viên của công ty bất động sản hoặc chủ nhà. Nếu có bất kỳ vết trầy xước hoặc vết bẩn được tìm thấy, họ sẽ tính phí cho việc khôi phục lại tình trạng ban đầu.

Nếu không có vấn đề gì, sau khi giao lại chìa khóa là hợp đồng nhà của bạn chính thức được kết thúc.

BƯỚC 5: Những việc cần làm sau khi chuyển đến nhà mới

Cảm ơn nhân viên công ty chuyển nhà

Như đã nhắc tới ở trên, hãy là người lịch sự và có văn hóa bằng cách mua sẵn một vài đồ uống tặng cho nhân viên của công ty chuyển nhà sau khi mọi công việc đều được hoàn tất.

Mọi công việc đều có tầm quan trọng riêng và xứng đáng được tôn trọng. Đừng tiếc một vài trăm yên lẻ để cảm ơn những người cung cấp dịch vụ chân tay cho bạn nhé.

Dọn dẹp nhà mới

Mặc dù ngôi nhà mới đã được dọn dẹp trước đó, nhưng bạn nên tự mình lau dọn qua nó một cách đơn giản để đảm bảo vệ sinh tốt nhất trước khi dỡ đồ đạc.

Dỡ đồ

Sau khi người vận chuyển hoàn tất mang hành lý của bạn vào căn hộ mới, hãy dỡ thùng từ những vật dụng bạn muốn sử dụng ngay lập tức và sắp xếp nó vào nơi để phù hợp.

Bắt đầu sử dụng điện, ga và nước

Nếu thực hiện đăng ký và hoàn tất hợp đồng trước khi chuyển đến, bạn có thể sử dụng điện và nước ngay lập tức. Đối với gas, nhà cung cấp cần đến ngôi nhà mới của bạn để mở van và lắp đặt, vì vậy bạn cần hẹn ngày giờ có mặt tại nhà để hoàn thành thủ tục này.

Tất nhiên, những ai sử dụng bếp điện IH để đun nấu sẽ có thể bỏ qua thủ tục về gas.

Về đăng ký sử dụng gas, bạn có thể tham khảo qua bài viết này.

Thủ tục nhập hộ khẩu vào thành phố mới

Về nguyên tắc, bạn được yêu cầu thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ/nhập hộ khẩu (Ten’nyūtodoke 転入届) với văn phòng hành chính địa phương trong vòng 14 ngày kể từ khi chuyển đến địa điểm mới.

Hãy nhớ mang theo Thẻ Cư Trú của bạn để họ cập nhật thông tin lên hệ thống và viết địa chỉ mới của bạn ở mặt sau.

Thực hiện thủ tục chuyển trường mẫu giáo khu nhà mới (nếu có trẻ nhỏ)

Thực hiện theo các thủ tục cần thiết cho trường học mới của con bạn sau khi chuyển nhà theo hướng dẫn cụ thể của từng cơ sở giáo dục.

Thay đổi địa chỉ bằng lái xe

Nếu bạn có bằng lái xe của Nhật, vui lòng đến đồn cảnh sát gần nhất và báo cáo thay đổi địa chỉ. Lúc đó, hãy mang theo thẻ cư trú đã được cập nhật địa chỉ mới.

Tổng kết

Chìa khóa để hoàn thành tốt quá trình chuyển nhà của bạn là chuẩn bị sớm. Hãy đặt ngày di chuyển của bạn phù hợp với lịch trình và thời gian kết thúc hợp đồng nơi ở hiện tại để bạn có thời gian thực hiện trơn tru mọi thủ tục cần thiết.

Về cơ bản thì không có sự khác nhau của các bước chuyển nhà giữa người Nhật với người nước ngoài.

Những người sống trong thành phố lớn thường có kinh nghiệm ít nhiều về việc chuyển nhà, vì vậy đừng ngại nói chuyện hoặc xin lời khuyên từ đồng nghiệp tại nơi làm việc hoặc bạn bè của bạn nhé. Chúc các bạn chuyển nhà thuận lợi!