Hướng dẫn mua con dấu ở Nhật và Cách đăng ký con dấu

Tại Nhật Bản, con dấu (印鑑 inkan hay còn gọi là はんこ Hanko) có ý nghĩa như chữ ký của bạn, thay vì ký tên vào các giấy tờ thì bạn sẽ đóng dấu. Bởi vậy, con dấu là một vật dụng vô cùng quan trọng trong cuộc sống tại Nhật Bản. Tùy vào quy định của thủ tục đăng ký mà chữ ký cũng có thể được chấp nhận.

Dù đã quen với việc sử dụng chữ ký trong mọi tình huống ở Việt Nam, nhưng khi đã tới Nhật để học tập và làm việc, bạn cần phải có ít nhất một con dấu để có thể thực hiện các thủ tục hành chính, xác nhận giấy tờ quan trọng.

※Nói đúng ra, “inkan” (印鑑) và “hanko” (ハンコ) có ý nghĩa khác nhau. Nhưng ngày nay chúng mang nghĩa gần như giống nhau, vì vậy bạn có thể sử dụng một trong hai từ này khi nói về con dấu.

Phân loại và ứng dụng của con dấu

Tùy vào mục đích sử dụng mà người ta phân con dấu thành những loại cơ bản sau:

Con dấu chính thức (実印 Jitsu-in)

Khác với con dấu (inkan) thông thường, 実印 Jitsu-in là con dấu chính thức, đại diện cho bạn, có hiệu lực về mặt pháp lý. Và để sử dụng nó, bạn cần phải thực hiện thủ tục “Đăng ký con dấu” (印鑑登録 Inkan tōroku, xem bên dưới để biết thêm chi tiết) tại cơ quan hành chính địa phương (市役所/区役所).

Nó được sử dụng trong các trường hợp quan trọng như đăng ký kinh doanh hay mua nhà hoặc các giấy tờ liên quan đến pháp lý. Đây là loại con dấu có tính bảo mật cao nhất, không trùng lặp với bất cứ người nào nên bạn cần phải giữ gìn cẩn thận, tránh làm mất. Nếu lỡ làm mất, bạn phải báo lên văn phòng chính quyền địa phương nơi sinh sống để xoá đăng ký con dấu cũ và làm con dấu mới.

Yêu cầu cho Jitsu-in là trên đó phải có một phần tên của bạn và nó có thể viết bằng bất cứ loại chữ viết nào (Romaji, Hiragana, Katakana, Kanji). Người Nhật hay dùng Họ trong các giao dịch của mình. Tuy nhiên, là người ngoại quốc, bạn có thể khắc cả họ hoặc tên của mình lên con dấu. Đường kính của con dấu nằm trong khoảng từ 8mm đến 25mm nên bạn hãy chọn ký tự phù hợp với kích thước con dấu.

Nhân tiện, nếu bạn tạo một Jitsu-in chỉ với Họ của mình, thì mọi người trong gia đình (cùng họ) của bạn cũng không thể sử dụng nó. Mỗi người cần Jitsu-in sẽ phải chuẩn bị một con dấu khác nhau. Vì thế, trước khi làm bạn nên tới xác nhận với cơ quan hành chính quận nơi bạn sống để xác nhận những mẫu chữ được chấp nhận, sau đấy tới làm ở cửa hàng chuyên về con dấu.

Con dấu ngân hàng (銀行印 Ginkō-in)

Đúng như tên gọi, 銀行印 Ginkō-in là một con dấu cần thiết cho các thủ tục ngân hàng. Con dấu mà bạn đã đăng ký với ngân hàng khi bạn mở tài khoản sẽ là con dấu ngân hàng.

Hầu hết mọi người thường sử dụng ATM để rút tiền sinh hoạt từ tài khoản của họ. Tuy nhiên, nếu bạn muốn rút số tiền vượt quá giới hạn giao dịch tại ATM, bạn sẽ cần phải làm thủ tục tại quầy. Vào thời điểm đó, con dấu ngân hàng được sử dụng để xác nhận danh tính.

Con dấu này cũng cần thiết khi đăng ký chuyển khoản hoặc khi thay đổi thông tin chủ tài khoản như địa chỉ cư trú, mã số cá nhân (my number) với ngân hàng.

Con dấu cá nhân (認印 Mitomein)

Mitome-in là con dấu cá nhân, không có tính pháp lý và không cần đăng ký. bạn có thể dùng để đóng dấu chứng nhận chuyển hàng hay các thủ tục thường ngày không yêu cầu chặt chẽ về tính pháp lý.

Nó cũng được sử dụng cho công việc văn phòng và nhận chuyển phát nhanh tại công ty, nhưng sẽ thuận tiện hơn nếu bạn sử dụng con dấu của Shachihata được mô tả dưới đây.

Ngay cả khi nó không phải là con dấu chính thức được đăng ký, Mitome-in vẫn mang ý nghĩa là “phê duyệt” hoặc “xác nhận”. Vì vậy, hãy chắc chắn xác nhận nội dung thật kỹ trước khi đóng dấu lên bất kỳ loại thủ tục, giấy tờ nào.

Chất liệu làm con dấu

Tùy vào sở thích của bạn và loại con dấu mà chất liệu làm con dấu sẽ khác nhau. Có thể là bằng đá, bằng gỗ hoặc bằng nhựa cứng, cao su.

Đối với các con dấu có tính bảo mật cao như Jitsuin hay Ginkō-in, bạn cần đặt làm thủ công chất liệu là đá hoặc gỗ tốt để khó làm giả và có thể bảo quản trong thời gian dài.

Mitomein có thể mua tại cửa hàng 100 yên hoặc làm bằng máy tự động và sử dụng những chất liệu rẻ như cao su hoặc nhựa cứng.

Shachihata (シャチハタ)

Khi sử dụng các loại “inkan” thông thường, ta phải lấy con dấu ấn lên hộp mực riêng biệt (gọi là 朱肉 Shuniku) rồi kê lên một mặt giấy có lót đệm cao su hoặc có độ đàn hồi nhất định, sau đó mới đóng dấu. Tuy nhiên, con dấu Shachihata lại có tích hợp sẵn mặt in dấu bằng cao su và lọ mực bên trong ruột giống như bút mực vậy, nên bạn có thể đóng trực tiếp lên giấy mà không cần Shuniku và đệm lót. Chính vì sự tiện lợi này mà con dấu Shachihata rất được ưa chuộng tại Nhật để sử dụng như một Mitomein trong đời sống hằng ngày.

Loại con dấu này do công ty cổ phần Shachihata sáng tạo, chứ không phải là tên của sản phẩm. Tuy nhiên, do nó rất phổ biến và được ưa chuộng nên mới được gọi là “con dấu Shachihata”.

Tuy nhiên, các thủ tục giấy tờ chính thức hoặc quan trọng thường chỉ định rằng “Shachihata không được chấp nhận.” Điều này là do con dấu Shachihata có bề mặt in mực làm bằng cao su. Do đó, dấu ấn của chúng có thể thay đổi tùy thuộc vào cách chúng được ép xuống khiến hình dạng của con dấu biến đổi. Vì vậy, chúng không thể được sử dụng cho các tài liệu quan trọng.

Có thể dùng chữ ký thay cho con dấu hay không?

Về cơ bản, chữ ký sẽ khó có thể được chấp nhận đối với các thủ tục cần sử dụng con dấu Jitsuin hay Ginkō-in.

Trong một số trường hợp, chữ ký có thể được sử dụng thay cho thủ tục xác nhận bằng con dấu. Ví dụ, người Nhật thường sử dụng chữ ký để nhận dịch vụ chuyển phát nhanh tại nhà hoặc xác nhận hóa đơn thanh toán tại nhà hàng.

Vì vậy, nếu bạn đắn đó không biết mình có thể sử dụng chữ ký để thay thế con dấu hay không, hãy đọc kĩ hướng dẫn điền đơn hoặc liên hệ với người phụ trách giấy tờ để được làm rõ nhé.

Thủ tục đăng ký con dấu

Việc đăng ký con dấu (印鑑登録 Inkan touroku) khác với việc tạo con dấu. Đăng ký con dấu tức là bạn đã con dấu rồi và việc thự hiện thủ tục đăng ký là để hợp pháp hoá con dấu, chứng minh bạn là người sở hữu con dấu đó. Khi hoàn tất thủ tục đăng ký, bạn cũng sẽ được cấp giấy chứng nhận đăng ký con dấu (印鑑証明書 Inkan shōmei-sho).

Sau đây, chúng tôi sẽ giới thiệu các thủ tục chung để đăng ký con dấu.

Trường hợp tự đăng ký tại quầy

Nếu bạn tự đến quầy thủ tục để đăng ký, quy trình sẽ thay đổi tùy thuộc vào loại giấy tờ chứng minh danh tính và sự hiện diện / vắng mặt của người bảo lãnh.

Nếu mang theo giấy tờ xác minh danh tính có ảnh khuôn mặt

Đối với người nước ngoài sinh sống tại Nhật, giấy tờ xác minh danh tính có thể sử dụng là: thẻ cư trú (Residence card), hộ chiếu hoặc bằng lái xe đăng ký tại Nhật.

Nếu không có giấy tờ tùy thân có ảnh khuôn mặt

Nếu bạn chỉ có thể chuẩn bị một giấy tờ tùy thân mà không có ảnh khuôn mặt, chẳng hạn như thẻ bảo hiểm y tế, hoặc thẻ thông báo mã số cá nhân (通知カード),… bạn sẽ cần phải thực hiện trước vài thủ tục nhất định tại quầy. Sau đó quay trở lại để hoàn thành nó sau khi nhận được giấy đăng ký bổ sung đã được gửi đến nhà bạn.

Nếu không có giấy tờ tùy thân có ảnh khuôn mặt nhưng có người bảo lãnh

Nếu bạn có một người bảo lãnh, ví dụ như một thành viên gia đình đã đăng ký con dấu của anh ấy / cô ấy, bạn có thể hoàn tất đăng ký con dấu vào ngày bạn đến tòa thị chính. Ngay cả khi bạn chỉ có giấy tờ tùy thân không có ảnh mặt chứng minh.

Trường hợp đăng ký hộ

Nếu vì một lý do nào đó, chính chủ không thể tự đến quầy làm thủ tục. Người đăng ký có thể ủy quyền cho một người khác đại diện thực hiện dùm mình.

Thủ tục đăng ký con dấu có thể khác với ở trên tùy thuộc vào quy định của từng thành phố. Vui lòng kiểm tra trước thông tin quy trình đăng ký con dấu trên trang web của thành phố.

Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký con dấu, bạn sẽ nhận được Thẻ xác nhận đăng ký con dấu (印鑑登録証カード Inkan tōroku-shō kādo). Bằng cách mang thẻ này, bạn sẽ có thể xin cấp giấy chứng nhận đăng ký con dấu (印鑑証明書 Inkan shōmei-sho) tại quầy.

Xin cấp giấy chứng nhận con dấu

Bạn có thể xin cấp giấy chứng nhận đăng ký con dấu (印鑑証明書 Inkan shōmei-sho) cần thiết khi mua bất động sản hoặc xe hơi, bằng cách nộp đơn tại quầy thủ tục của tòa thị chính ở thành phố của bạn.

Để xin cấp giấy tờ này, bạn cần điền vào mẫu đơn có sẵn tại văn phòng tòa thị chính địa phương và nộp cùng với các giấy tờ đã chuẩn bị ở trên. Xin lưu ý rằng bạn không thể xin cấp giấy chứng nhận mà không có thẻ xác nhận đăng ký con dấu của bạn.

Nếu bạn có thẻ My Number (マイナンバー Mainanbā) và đã đăng ký chứng nhận điện tử để xác minh danh tính người dùng, bạn cũng có thể tự cấp giấy chứng nhận đăng ký con dấu tại máy photocopy đa dụng trong các cửa hàng tiện lợi.

Xin lưu ý rằng bạn cần phải gửi đơn đăng ký với văn phòng tòa thị chính địa phương để có được chứng nhận điện tử cho việc xác minh danh tính người dùng. Để biết thêm chi tiết, xin vui lòng kiểm tra thông tin tại trang web của từng thành phố. Ví dụ, đây là một trang từ thành phố Sagamihara, tỉnh Kanagawa.

• Electronic issuance of certificates (Public Certification Service for Individuals service)| Sagamihara city

Cửa hàng làm con dấu

Có những chuỗi cửa hàng như Hankoya 21 (はんこ屋さん21) , nơi bạn có thể làm con dấu trên toàn quốc. Nhưng hầu hết nhân viên tại các cửa hàng này không nói được ngoại ngữ như tiếng Anh. Vì vậy, chúng tôi xin giới thiệu một vài hệ thống cửa hàng có hỗ trợ tiếng Anh dưới đây:

Một số cửa hàng chấp nhận đơn đặt hàng trực tuyến, vì vậy hãy cân nhắc nếu di chuyển tới các cửa hàng này không thuận tiện với bạn.

• Kyoto AKINOYA HANKO (English)
• HANKO SHOP RAKUZENDO (English)
• japanese-name-stamp.com (English)
• Kanji Hanko (English)

Tổng kết

Một số hợp đồng và thủ tục quan trọng ở Nhật Bản yêu cầu phải có con dấu mà không thể thay thế bằng chữ ký.

Do đó, là một người nước ngoài cư trú trong trung và dài hạn, tốt nhất là bạn nên chuẩn bị trước cho mình một hoặc hai con dấu để thuận tiện trong quá trình sinh sống tại Nhật. Có 3 loại con dấu: Jitsu-in con dấu được đăng ký, Ginkoin con dấu ngân hàng và Mitomein con dấu thường. Tuy khá phức tạp, nhưng mỗi con dấu lại có một vai trò khác nhau trong cuộc sống hằng ngày, vì vậy chúng ta nên ghi nhớ.

Trên đây là các thông tin về các loại con dấu và hướng dẫn làm con dấu tại Nhật mà chúng tôi tổng hợp. Nếu bạn còn bất kỳ những thắc mắc nào hãy để lại bình luận phía dưới bài viết để được tư vấn trực tiếp nhé. Chúc bạn thành công!