Khi làm thủ tục nhập cảnh vào Nhật Bản và nộp các giấy tờ cần thiết tại quầy thủ tục nhập cảnh tại sân bay, bạn sẽ nhận được Thẻ lưu trú. Tuy đã có Thẻ lưu trú nhưng trên thẻ lại không có địa chỉ của bạn vì bạn chưa đăng ký. Điều đó có nghĩa là bạn chưa thể hoàn toàn cư trú ở Nhật trong thời gian dài một cách hợp pháp.
Theo quy định, đăng ký cư trú (住民登録) là thủ tục bắt buộc không chỉ với người Nhật mà còn với tất cả những công dân nước ngoài dự định ở lại làm việc hoặc học tập tại Nhật Bản trong thời gian dài (trên 90 ngày). Vì thế bài viết này sẽ hướng dẫn bạn làm thế nào để đăng ký cư trú sau khi tới Nhật.
Hãy nhớ rằng đây là một trong những điều quan trọng đầu tiên bạn cần làm khi bắt đầu cuộc sống của mình ở xứ sở Mặt trời mọc này.
Đối tượng cần phải đăng ký cư trú
Như đã đề cập ở trên, “Đăng ký cư trú” là thủ tục bắt buộc đối với người nước ngoài dự định ở lại Nhật Bản trong trung và dài hạn. Ví dụ, những người có visa đi làm, visa du học sinh và những người có dự định ở lại Nhật Bản hơn ba tháng.
Ngược lại, những người chỉ lưu trú ở Nhật trong một thời gian ngắn (dưới ba tháng) hoặc khách du lịch (không có thẻ cư trú) thì không cần phải thực hiện thủ tục này.
- Người lưu trú trong trung – dài hạn
- Người vĩnh trú đặc biệt
- Người được cấp phép tị nạn tạm thời hoặc người được phép lưu trú tạm thời
- Người sinh ra tại Nhật hoặc người mất quốc tịch
Những đối tượng được liệt kê ở trên cần phải đến văn phòng thành phố địa phương để hoàn thành đăng ký cư trú trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến Nhật Bản.
Nếu qua 14 ngày mà bạn vẫn chưa hoàn thành việc đăng ký thường trú và không có lý do chính đáng, bạn có thể thể bị phạt tiền theo pháp luật. Vì vậy, việc tìm nhà và hoàn thành đăng ký cư trú là ưu tiên hàng đầu của bạn sau khi hạ cánh tới Nhật Bản.
Thủ tục đăng ký cư trú
Để tiến hành thủ tục đăng ký cư trú, bạn sẽ cần phải chuẩn bị các giấy tờ cần thiết và tới văn phòng hành chính địa phương nơi bạn sinh sống để thực hiện.
Các giấy tờ cần thiết
Về cơ bản, các giấy tờ cần thiết phải nộp khi đăng ký cư trú được liệt kê trong danh sách dưới đây. Và tốt hơn hết bạn nên kiểm tra trước thông tin trên trang chủ của văn phòng hành chính địa phương, để thủ tục có thể được tiến hành một cách thuận lợi nhất.
- Hộ chiếu (mọi thành viên gia đình, nếu có)
- Thẻ lưu trú (mọi thành viên gia đình, nếu có)
- Các giấy tờ xác nhận quan hệ với chủ hộ gia đình (Khi sống cùng gia đình)
Giấy tờ xác nhận quan hệ gia đình (bản gốc và bản dịch tiếng Nhật), chẳng hạn như giấy khai sinh cho con và giấy chứng nhận kết hôn cho vợ hoặc chồng là cần thiết nếu các thành viên gia đình đăng ký cùng nhau. Vì vậy, chúng tôi khuyên bạn nên chuẩn bị sẵn trước khi khởi hành.
Ngoài ra, nếu một người Nhật đại diện thay cho bạn thực hiện thủ tục này, cần phải mang theo thư ủy quyền và giấy tờ xác minh danh tính của người đại diện.
Địa điểm đăng ký
Về cơ bản, bạn phải đến văn phòng hành chính địa phương để làm thủ tục nhập cư (転 入).
- Nếu bạn sống ở 市 (SHI, City) ví dụ: 府中 市 Fuchu-shi (Fuchu City, Tokyo) thì hãy tới 市役所 Shiyakusho là Trung tâm hành chính thành phố.
- Nếu bạn sống ở 区 (KU, District) ví dụ: 千代田 区 Chiyoda-ku (Tokyo) thì hãy tới 区役所 Kuyakusho là Trung tâm hành chính quận.
Bên cạnh đó, một vài khu vực có các văn phòng chi nhánh hoặc đại lý được cơ quan hành chính địa phương ủy quyền để xử lý thủ tục này. Nên để tiết kiệm thời gian và công sức, bạn hãy dành ra vài phút để kiểm tra trước địa chỉ làm thủ tục gần nhất với nơi ở trên trang web của văn phòng thành phốnhé.
Ví dụ: thủ tục đăng ký cư trú có thể thực hiện tại văn phòng hành chính chi nhánh của Quận Setagaya Ward, Tokyo.
Tham khảo thêm tại: Giới thiệu quầy tiếp dân và các văn phòng chi nhánh | Setagaya-Ku (Tiếng Nhật)
Điền đơn đăng ký
Khi tới văn phòng thành phố, bạn sẽ cần điền vào mẫu đơn “Thông báo thay đổi địa chỉ” ( và gửi tới quầy cùng với các tài liệu cần thiết. Định dạng của đơn đăng ký thay đổi theo khu vực hành chính và có thể có sẵn phiên bản tiếng Anh ở một số khu vực. Ví dụ, quận Minato ở Tokyo.
Nguồn: Minato Ward Office homepage
Tại trang web của quận Minato, bạn có thể tải xuống cả phiên bản tiếng Nhật và tiếng Anh của “Thông báo thay đổi địa chỉ” từ liên kết sau.
Tham khảo: Minato City Official Homepage / Resident Notification (Japanese)
Sau đây là những ví dụ về từ vựng tiếng Nhật thường được sử dụng trong các tài liệu đăng ký.
| Tiếng Nhật (Việt) | Các điểm cần lưu ý khi viết |
|---|---|
| 氏名（Họ Tên） | Cần phải khớp với thông tin in trên Thẻ lưu trú |
| 異動事由 (Lí do di chuyển） | Nếu lần đầu tới Nhật, vui lòng điền「転入」(Nhập cư) hoặc 「国外転入」(chuyển tới từ nước ngoài) |
| 続柄（Mối liên hệ với chủ hộ） | Hãy ghi「本人」đương sự hay có nghĩa là chính bạn (nếu bạn không sống cùng hộ gia đình),「世帯主」chủ hộ,「妻」vợ hoặc「子」con, v.v… |
| 国保（Bảo hiểm sức khỏe quốc dân） | Hãy kiểm tra trước xem bạn có gia nhập “Bảo hiểm xã hội” (社会保険) tại nơi làm việc hay không. |
Về cơ bản, không chỉ “Họ Tên” mà tất cả các thông tin bắt buộc khác trong mẫu đơn cũng phải khớp với mô tả trên Thẻ lưu trú như ngày tháng năm sinh, loại visa, thời hạn lưu trú,vv…
Ngoài ra, đừng quên kiểm tra trước với công ty của bạn xem bạn có cần tham gia “Bảo hiểm Y tế Quốc dân” hay không. Nếu bạn đang làm việc ở Nhật Bản, bạn thường được công ty đăng ký sẵn “Bảo hiểm xã hội”. Trong trường hợp đó, gia nhập “Bảo hiểm Y tế Quốc dân” là không cần thiết.
Thời gian tiến hành thủ tục
Thủ tục có thể được hoàn thành trong khoảng 30 phút, nhưng cũng có thể mất từ 1 đến 2 giờ hoặc hơn tùy thuộc vào tốc độ làm việc của văn phòng khu vực và số lượng người đăng ký trong cùng thời điểm. Hãy chắc chắn rằng bạn có đủ thời gian để chờ thủ tục hoàn tất.
Bên cạnh đó, nếu có các loại giấy tờ khác mà bạn muốn đăng ký tại văn phòng hành chính địa phương (chẳng hạn như xin cấp bản sao “Giấy chứng nhận cư trú” hoặc đăng ký tham gia “Bảo hiểm y tế quốc dân”), chúng tôi khuyên bạn nên đăng ký cùng lúc để không phải tốn thời gian tới văn phòng một lần nữa.
Hoàn tất thủ tục
Khi đăng ký cư trú (đăng ký địa chỉ) được hoàn tất thì địa chỉ của bạn sẽ được viết vào mặt sau của Thẻ lưu trú (在留カード zairyuu kaado).
Sau này, mỗi khi đổi nơi cư trú thì địa chỉ mới sẽ được viết thêm bên dưới (địa chỉ cũ sẽ được gạch ngang) và khi viết hết thì sẽ đổi thẻ mới.
Yêu cầu đăng ký thay đổi địa chỉ khi chuyển nhà tại Nhật
Nếu bạn muốn chuyển nhà sau khi đã hoàn tất đăng ký địa chỉ, bạn sẽ cần phải đăng ký thay đổi địa chỉ một lần nữa.
Khi thực hiện thủ tục chuyển đi, toà thị chính nơi bạn đang ở sẽ cấp “Giấy chứng nhận chuyển đi”. Sau đó, khi chuyển đến địa chỉ mới bạn cần mang theo giấy này để nộp tại toà thị chính quận huyện thành phố mới trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến và đăng ký thủ tục “Thay đổi địa chỉ”. Khi đó địa chỉ mới sẽ được cập nhật ở mặt sau Thẻ lưu trú của bạn.
Cần đăng ký “Tái nhập cảnh” nếu không ở Nhật trong ngắn hạn
Nếu bạn có dự định rời khỏi Nhật Bản, bạn sẽ chỉ cần làm thủ tục thông báo chuyển đi (転出) ở tòa thị chính. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ rời khỏi nước Nhật trong thời gian ngắn như đi công tác hay du lịch và sẽ quay lại Nhật Bản thì bạn rất nên xin giấy phép tái nhập cảnh (Sai-nyūkoku-kyoka 再入国許可).
Thủ tục tái nhập cảnh được thực hiện bởi Cục quản lý xuất nhập cảnh (出入国管理局 shutsunyūkoku kanri-kyoku）khu vực, nơi có thẩm quyền đối với nơi bạn đang sinh sống.
Tham khảo:
Hướng dẫn Đăng ký Giấy phép Tái nhập cảnh (Tiếng Nhật)
Đơn đăng ký cấp giấy Tái nhập cảnh (tiếng Anh + Nhật)
Bên cạnh đó, nếu khoảng thời gian từ khi bạn rời đi đến khi bạn trở về là trong vòng một năm của thời gian lưu trú in trên Thẻ lưu trú, bạn thậm chí có thể đơn giản hóa thủ tục bằng cách sử dụng hệ thống Giấy phép tái nhập cảnh đặc biệt ( みなし再入国許可 Minashi sainyukoku kyouka)
Chỉ cần đánh dấu tích vào ô trống “1年以内 within one year” (có nghĩa là trong vòng 1 năm) của Tờ khai xuất nhập cảnh (hay còn gọi tắt là ED card – hình dưới) mà bạn nhận tại sân bay để thông báo rằng bạn sẽ quay lại. Sau đó nộp cùng các giấy tờ xác minh danh tính khi tới quầy hải quan (hộ chiếu, thẻ lưu trú). Như vậy là bạn đã hoàn tất thủ tục mà không cần phải đến văn phòng Cục quản lý xuất nhập cảnh nữa.
Tham khảo:
Định dạng mới của thẻ khai báo xuất nhập cảnh (tiếng Anh)
Kết luận
Đăng ký cư trú (đăng ký địa chỉ) là một thủ tục bắt buộc khi bạn ở lại Nhật Bản trên 90 ngày. Tuy nhiên, hiện vẫn có nhiều địa phương chưa hỗ trợ thủ tục bằng tiếng nước ngoài. Vì vậy, nếu bạn không giỏi hoặc không hiểu tiếng Nhật, bạn có thể thấy rất khó khăn trong việc tự mình đăng ký.
Cách tốt nhất là tìm một ai đó biết tiếng Nhật đi cùng để hỗ trợ bạn làm thủ tục. Nhưng nếu không thể nhờ được ai, bạn có thể thử hỏi giáo viên hoặc quản lý ký túc giúp bạn. Hoặc viết giấy ủy quyền cho đại lý thực hiện dịch vụ này.
Chúc các bạn thành công!
Nếu bạn có bất kì thắc mắc hoặc kinh nghiệm nào liên quan tới vấn đề này, đừng ngại để lại comment bên dưới bài viết nhé.
